Organigrama

Adoptado por la Secretaría de Educación del Cesar a través de la Ordenanza Departamental 022 del 28 de agosto del año 2009 y el Decreto reglamentario 379 del 5 de noviembre de 2009 financiada con recursos del sistema general de participaciones y recursos propios.

Despacho de la Secretaría de Educación

Labor

Dirigir, organizar y planificar el servicio educativo de conformidad con las disposiciones constitucionales, legales y los fines de la educación establecidos en las leyes que regulan el servicio público educativo, en condiciones de calidad, pertinencia, equidad, eficiencia, eficacia y efectividad.

Funciones

• Sustentar el Plan de Acción de la Secretaría de Educación Departamental y divulgar su ejecución.

• Sancionar todos los Actos Administrativos que proyectan las demás áreas de la Secretaría de Educación.

• Realizar oportunamente la Evaluación de Desempeño del personal administrativo.

• Gestionar la consecución de recursos financieros, humanos y logísticos para la eficiente administración del Servicio Educativo Oficial. Verificar y aprobar el Proyecto de Presupuesto.

• Participar en la elaboración de los términos de referencias ó pliegos de condiciones de los Contratos y Convenios suscritos para el correcto funcionamiento de la Secretaría de Educación, evaluación de proveedores, supervisión de contratos y liquidación.

• Analizar periódicamente la ejecución presupuestal y atender las visitas de los entes externos de control.

Inspección y vigilancia

Labor

Organización de las actividades de control a los establecimientos educativos, incluye la elaboración del reglamento territorial, el plan operativo anual de inspección y vigilancia. Verificación del cumplimiento de los requisitos necesarios para la iniciación de la prestación del servicio educativo en un establecimiento de educación formal e Instituciones de Educación para el trabajo y desarrollo humano, administrando sus novedades una vez creado.

Funciones

• Organizar las actividades de control para los EE.

• Realizar el proceso de evaluación para el control de los EE.

• Aprobación y otorgamiento de licencias o reconocimiento oficial a los EE

• Administración de novedades de EE.

• Elaboración del reglamento territorial,

• Elaboración del plan operativo anual de inspección y vigilancia que contiene el cronograma de visitas, su ejecución y la elaboración de los informes y actas resultantes.

Planeación

Labor

Analizar y definir los programas y proyectos a ejecutar en la Secretaría, que puedan responder a la problemática y a las necesidades de la Comunidad Educativa, para realizar su formulación e inscripción formal en el Banco de Proyectos asegurando su alineación con la estrategia definida en la Secretaría de Educación así como en el Plan de Desarrollo de la Entidad.

Funciones

• Identificar y calcular los indicadores estadísticos más representativos para cada eje de política y con base a estos datos identificar tendencias, definir proyecciones y generar el boletín estadístico de la Secretaría de Educación Departamental.

• Verificar que los aspectos definidos en el plan de desarrollo educativo vigente, estén alineados con los planes nacionales y/o sectoriales.

• Evaluar los resultados del logro de los objetivos estratégicos de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad para detectar debilidades y oportunidades de mejora y definir las acciones requeridas para lograr mejores resultados.

• Identificar, recopilar, analizar y caracterizar la información necesaria para el análisis de la información estratégica del sector.

• Realizar seguimiento anual al Plan de Acción para verificar su cumplimiento y enviar informes de gestión a la Gobernación del Cesar.

Jurídica

Labor

Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la Secretaría de Educación.

Funciones

• Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer.

• Revisar los actos administrativos de novedades de planta de personal.

• Atender las peticiones y recursos presentados por el personal docente sobre evaluación de desempeño.

• Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación de la Gobernación del Cesar, asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la Secretaría de Educación respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.

Calidad

Funciones

• Apoyar la gestión del Proyecto Educativo Institucional – PEI-, en las Instituciones Educativas, articulando proyectos transversales pertinentes de acuerdo con las necesidades, intereses de las comunidades y las políticas educativas departamentales y nacionales.

• Gestionar el Plan de Apoyo al Mejoramiento – PAM, de la calidad de la educación en las instituciones educativas, a partir del análisis de los resultados de la caracterización y perfil del sector educativo.

• Velar por que las instituciones educativas analicen y usen los resultados de las evaluaciones de estudiantes, tanto internas como externas, con el fin de generar estrategias enfocadas al mejoramiento continuo de la calidad educativa.

• Participar en la aplicación del sistema nacional de evaluación orientado al mejoramiento de la calidad educativa. • Realizar acompañamiento a la ejecución, seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento institucional de las instituciones educativas del Departamento, con el fin de garantizar que incidan en el mejoramiento de la calidad de la educación.

• Formular el plan de formación docente territorial, desarrollarlo y hacerle seguimiento con el fin de mejorar la calidad de la educación en las instituciones educativas de los municipios no certificados del Departamento.

• Promover la educación inicial en el marco de la atención integral en las categorías de derechos, desarrollo, existencia, protección y ciudadanía, en coordinación con las demás instancias del nivel departamental, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.

• Desarrollar e implementar estrategias de asistencia técnica para fortalecimiento de la capacidad institucional de las instituciones educativas departamentales.

Cobertura

Labor

Definir los lineamientos, directrices, criterios y procedimientos del Macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo con base en las disposiciones legales estipuladas a nivel Nacional.

Funciones

• Asesorar a los Establecimientos Educativos y unidades desconcentradas en la definición de estrategias que se utilizan para garantizar la continuidad de los alumnos.

• Impartir la capacitación para el diligenciamiento de los formatos del proceso de cobertura

• Consolidar los reportes de proyección de cupos de los Establecimientos Educativos para su análisis y verificación y reportar esta información al Ministerio de Educación Nacional.

• Preparar auditoría para verificar en campo la veracidad y calidad de la información registrada en los reportes de proyección de cupos.

• Gestionar, coordinar y supervisar las transferencias por convenios de continuidad o contratos de prestación de servicios de educación.

• Garantizar la disponibilidad de cupos para los niños provenientes de las entidades de bienestar familiar.

Oficina Administrativa & Financiera

Labor

Administrar los recursos financieros provenientes del Sistema General de Participaciones (SGP) y de la Hacienda Pública Departamental, destinados a la prestación del Servicio Educativo en el Departamento del Cesar, también de la planeación, manejo y control integral de los recursos financieros y administrativos de la Secretaría de Educación. Procesos: Presupuesto, Tesorería y Contabilidad.

Funciones

• Recaudar, controlar y administrar los recursos del Sistema General de Participaciones, ordinarios del Departamento y demás emolumentos dedicados a financiar la prestación del servicio educativo en el Departamento.

• Realizar los trámites financieros y registros necesarios para la ejecución de los programas y proyectos del sector.

• Cancelar, oportunamente, las obligaciones financiadas con recursos del Sistema General de Participaciones para Educación y coadyuvar en la cancelación de las obligaciones financiadas con otros recursos.

• Asesorar a las Instituciones Educativas Departamentales, en aspectos financieros y a los municipios en temas relacionados con la ejecución de los recursos destinados para Educación.

• Ejercer control financiero de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Departamentales.

• Rendir, oportunamente, los informes financieros correspondientes.

• Preparar y responder por la contratación que debe realizar la Secretaría y custodiar los documentos que la integran. • Elaborar el plan de compras de la Secretaría, que se financie con recursos del Sistema General de Participaciones en Educación.

• Administrar las actividades relacionadas con el Servicio al Ciudadano, en las funciones propias de la Secretaría.

• Consolidar el sistema de información e inventarios de los bienes muebles e inmuebles de las Instituciones Educativas Departamentales.


Recursos Humanos

Labor

Administrar la planta de personal, Selección e inducción de personal, Desarrollo de personal, Administración de carrera, Manejo del fondo prestacional, Administración de la nómina y Administración de las hojas de vida.

Funciones

• Definir o modificar la planta de personal.

• Controlar la planta de personal.

• Administrar las novedades de planta de personal.

• Concursos docentes.

• Concursos administrativos.

• Selección de personal.

• Nombramiento de personal.

• Inducción de personal.

• Evaluación del desempeño. • Capacitación y bienestar.

• Inscripción, actualización y ascenso en escalafón docente.

• Inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa.

• Trámite de las prestaciones sociales y económicas.

• Administración de reclamaciones por salud.

• Administración de novedades.

• Liquidación de prenómina y nómina.

• Generación de reportes.

• Actualización del sistema de información.

• Generación de certificados.


Servicio de atención al ciudadano

Labor

Gestionar solicitudes y correspondencia y desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano.

Funciones

• Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes.

• Recibir y enviar correspondencia.

• Medir la satisfacción del ciudadano.